存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施

前言

物料数据贯穿工程、设计、生产、设备、采购、仓储、销售、售后服务、财务等企业运营全链条的始末,是企业运营管理的重要抓手。物料分类的合理与否、物料数据质量的好坏,都直接关系到各项业务信息的准确性,同时关系到各项业务在信息系统中的正常应用。核心信息系统如ERP运行了5-7年周期后,系统里面物料主数据会质量问题,需要作数据清理与系统调整。

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本文分享物码切换项目目标及原则,物码切换的策略和方法,同时以一个实际的案例来讲解切换详细步骤。

一、物码切换的难点分析

按国际通行标准(如eCl@ss)数据质量的优良变化具有周期性特征,应每隔5-7年进行一次优化清理,随着周围环境和技术的不断更新和发展,系统中的冗余物料和物料属性的变化需要优化。

对于一个大型集团企业,数据清理与系统调整项目的实施范围广,需要投入的资源多,受到多种因素和条件的影响和制约,在各种的风险类别中,管理风险和实施风险对项目实施的影响最大,是整个项目中最需要关注的两类风险。为了确保数据清理与系统调整项目的成功实施,必须从管理上统一认识,适应市场发展和技术创新,制定好风险管理总体方案和行动措施,尽可能合理选择风险管理技术和手段,进一步完善项目实施队伍的组织结构和沟通机制,提高风险防范意识,尽可能减少、控制和消除项目实施和部署过程中的风险。

1.在清理未清业务过程中,需要关注的重点:

(1)各业务部门分清职责、协同配合,保障未清业务及时完整处理;

如:需求计划,各业务部门都会在系统中创建需求计划;在系统中的表现形式就是:既有手工创建的预留、也有PP/PM/PS订单系统自动产生的预留。手工创建的预留在计划部门可以人工进行删除或关闭;

(2)在途库处理

公司间调拨业务(STO订单)、同一公司代码下不同工厂间转储、同一工厂不同库位间转储都可能产生在途库;在物码转换第三阶段之前,必须将旧编码的在途库收货入实际库,方可作后续业务处理:转换为新编码库存、向承运商索赔或入成本、费用直至盘亏、报废等.

(3)销售订单业务处理

销售订单是对外单据,而且要对客户开发票;发票上的物料编码、名称、计量单位应与销售订单上的各项完全一致。

2.在转换旧编码的库存过程中,需要关注的重点:

新旧编码物料库存转换过程中,物料库存数量和金额必须完全一致。特别是使用标准价、新旧物料的基本计量单位发生变化的。严格控制转换时间点:应在当月运行完毕物料帐、月结后在下月进行转换,而且要求库存转换前,旧编码物料不得作任何的收、发货业务。否则,即便数量一致,但金额可能不一致。

3.编码转换完成后仍然需要涉及旧物料编码作业务的特殊业务处理,需要关注的重点:

(1)内部单据的退库

对于已按旧物料发货需要退库的业务,如:成本中心领料、PM/PS工单领料需要退库的业务。

(2)销售订单退货

对于已按旧物料销售发货需要退货的业务,建议按新物料退货。这时,要求系统具有不参照“已开发票的销售订单”/“发票”创建退货销售订单的功能。如目前系统无此功能,则建议新增一种退货销售订单以便实现这种业务。

二、物码切换建设目标及原则

2.1切换项目目标

根据企业要求,物码切换项目目标为:

1.标准服务业务

借鉴各企业先进管理理念和行业最佳业务实践,梳理企业物料、设备、项目、财务、质量、计划、仓储等领域的业务流程,形成符合企业建设要求的设计方案。

2.物料编码精确实用

根据企业业务流程详细设计,为企业提出业务流程改进建议,协助企业进行业务流程重组,为系统切换奠定基础。

3.系统平稳过渡

以主要业务流程为主线,梳理企业业务系统之间的关系,设计ERP与其它系统的集成方案,规划实施方案。

4.管控落实到位

协助企业确定ERP实施的组织范围/功能范围/技术范围,确定实施步骤和策略,制定系统物码切换总体实施计划。2.2项目建设原则

根据企业要求,鉴于中海油数据清理和信息系统调整项目的背景和现状,确立项目实施的五大原则:

  • 方案统一设计、分阶段切换、集中实施;
  • 对系统不造成大的冲击,保证业务连续性开展;
  • 做好总部与企业分工,提前完成数据准备工作;
  • 切换数据、操作手册提前公示,企业可提前布控,降低风险;
  • 项目组安排专人长期支持,保证企业平稳切换。

三、物码切换的策略和方法介绍

在实施的新旧代码转换项目中曾经使用了以下三种方案,最终对比形成最优方案。

存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施
图1.物料代码切换方案

3.1方案一:系统重新上线

方案内容:

启用一个全新生产环境,执行新物码的重新初始化(含库存余额),历史代和交易数据被保存在原先的集团中备查。

优势:

数据环境相对单纯,无历史冗余数据。

劣势:

历史主数据和历史交易数据只能在备用集团中查询;涉及ERP系统其他模块和外围系统的工作量巨大。

3.2方案二:原系统一次性调整

方案内容:

新旧代码同时并存在企业ERP系统中,未清业务一次性处理,转换后企业用户使用新物码进行业务操作。

优势:

在同一生产环境保存历史交易数据;整体实施工作量相对前一方案较小。

劣势:

在一段时间内处理大量的未清业务,一些框架协议等业务是无法短期内处理完成。

3.3方案三:原系统分阶段调整

方案内容:

继承方案二的内容,未清业务分阶段切换。

优势:

继承方案二优势;所有未清业务可以预留企业一定时间进行处理,降低对企业业务连续性的影响。系统切换时,数据量大大减少。

劣势:

继承方案二的劣势;数据清理和支持周期较长,项目支持成本相对增加。

(1)实施方法一:一次性冻结清理方案

物料分类及模板调整完成后,涉及调整的物料组、物料代码全部进行一次性处理(新增、修改、冻结),所有未清采购业务和库存业务全部移转到新的物料代码上进行。

(2)实施方法二:分步冻结清理方案

物料分类及模板调整完成后,涉及调整的物料小类(新增、修改、冻结)和物料描述修改采用一次性处理;而涉及冻结的物料代码采用分步清理:总部先发布冻结清单,各系统根据清单中的物料梳理未清业务,待相关业务清理完成后再冻结物料。

分步冻结清理方案,细化为二个实施策略

(1)集中实施

  • 物料分类调整:对分类调整清单一次性集中发布,根据模板修订的进度分批实施,每批实施时,各系统集中一次性调整。
  • 物料描述修改:对物料描述修改根据模板修订的进度分批发布,每批实施时,各系统集中一次性调整。

(2)分步实施

物料代码冻结:对物料代码冻结根据模板修订的进度分批发布,每批实施时,EC、ERP系统需要延期分步调整。

1)物料分类调整

总部统一发布物料分类调整(新增、修改、冻结)清单,根据模板修订进度分批实施,每批实施过程:MDM平台先实施后,统一分发到EC、ERP等系统。

2)物料描述修改

总部分批发布物料代码描述修改的清单,每批实施过程:MDM平台实施后,统一分发到电子商务平台、ERP、合同管理等系统。

物料描述修改后,涉及的相关未结业务,企业可根据总部下发的《物料新旧描述对照表》进行备案。

3)物料代码冻结

总部分批发布冻结物料代码清单。每批实施过程:MDM平台先实施冻结,2个月后同步到EC,4个月后同步到ERP系统。

四、SAP ERP(ECC6.0)物码切换案例分享

4.1 8大影响分析

ERP系统是企业资源管理的核心系统,也是物料主数据的主要应用系统;同时物料主数据作为ERP系统内贯穿整个业务流程体系的重要数据,在采购、生产、销售、库存、项目管理、质量检验、设备维护等业务领域都存在大量的应用。物料主数据的调整将会影响ERP及各个外围系统的应用,主要的影响分析如下:

(1)对主数据的影响:系统中物料主数据的物料描述、属性值、物料组将要根据清洗结果进行调整。各所属单位物料主数据的评估类与物料组对应关系将受到影响。

(2)对未清业务单据的影响:物料描述修改、物料组修改、物料编码冻结、删除后,对现有未清业务单据将产生影响,包括ERP系统内的未清单据,以及ERP系统相关的外围系统的未清单据,都将受到影响,例如采购订单、销售订单、询价单等。

(3)对特殊业务的影响:例如海关监管物料编码需要转换成新编码(或物料描述发生改变),将与报关时的物料产生差异,不能达到海关监管的要求。

(4)对计量单位的影响:新的分类标准下存在基本计量单位与原标准计量单位不一致的情况。这部分物料编码将通过删除原物料、创建新物料的方式实现,需要提供新旧编码对照表。物料价格将随着物料主数据计量单位变化而转换。

(5)对历史业务统计的影响:部分编码需要进行删除,重新创建新的物料编码,将会导致新旧物料编码的失联,对于统计历史单据数据的相关业务将存在影响。

(6)对财务记账科目、科目余额及预算的影响:

  • 库存切换时间过长会引起新旧物料同时存在而导致同一物料在不同编码下移动平均价可能不一致,这将会对切换时间段内的存货计价、项目成本、成本费用产生影响。
  • 如果新建物料和待删除物料评估类不一致,会导致和物料集成的会计凭证的记账会计科目不一致,从而对会计期间内和物料相关的科目余额产生波动影响。
  • 在启用FM的情况下,冻结或者删除物料的未清业务单据会继续占用承诺预算。

(7)对打印单据的影响:部分物料描述需要修改,使提报需求的物料描述和采购到货的物料描述不一致,导致领料单与入库单和出库单打印的物料描述不符,对流转中的采购业务产生影响。

(8)对重点业务的影响:

  • 部分产成品的物料描述的需要修改,可能导致销售合同和打印的发票的商品描述不符,影响未清业务的产品销售;
  • 对于PP模块集成业务的成品、半成品物料,进行新旧物料编码转换时,需要MM、SD同时进行切换,否则会影响新物料编码MRP运行的准确率和物料的正常销售;
  • 数据转换完成后,旧的物料编码已删除或冻结,已经使用旧编码发往工单(如:PP订单、PM工单、PS网络订单)或手工预留的物料如果需要退回仓库,这类业务将会受到影响。

4.2ERP系统调整方案

ERP系统调整方案主要包括调研分析、方案设计、工具开发测试等几方面内容。调研分析工作主要是了解各个单位的详细情况,进行分析设计,为后续方案设计工作提供能够落地的解决方案。方案设计包括未清业务清理方案设计、权限调整方案设计、系统配置方案设计、切换工具方案设计和用户培训方案设计,是后续项目实施的大纲。系统支持包含切换支持和上线支持两部分工作,切换支持主要是支持用户进行未清业务的清理,上线支持主要是数据切换完成后,对遗留问题的清理工作。

具体切换5大步骤,详细内容如下:

1)第一步:形成五大清单

根据数据清理结果,梳理出能够落地到系统中的五大清单。

存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施
图2.形成五大清单

2)第二步:提前发布五大清单

通过项目管理平台发布五大清单,用户提前开展未清业务清理工作。

提前两个月发布五大清单,同时在系统中打上冻结标识,促使企业加快处理未上传采办系统的采购需求,以防物料编码冻结后不能上传采办系统,造成采购需求重新提报,用户尽快处理未清业务同时申请新编码。

存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施
图3.提前发布五大清单
存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施
图4.冻结标识介绍

3)第三步:调整系统

冻结、删除物料编码、借助工具统一调整物料组、统一修改物料描述。

存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施
图5.系统调整流程图

统一调整物料描述:物料描述修改后,检查入库单、出库单、领料单的取数逻辑。如果打印的领料单、出库单、入库单中的物料描述直接从物料主数据取数,会造成物料描述修改后:

  • 打印的入库单物料描述与打印的采购订单中的物料描述不相同,影响三单匹配,
  • 打印的出库单与销售订单中的物料描述不一致,影响物资销售;
  • 物料描述修改前打印的领料单中的物料描述与库存物资描述不一致,影响物资领用。
存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施
图6.系统相关单据调整示意图

4)第四步:未清业务清理

分三个阶段开展未清单据和未清库存的清理。

存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施
图7.未清单据的清理

各企业开展6个月的未清业务清理,其中4个月内完成未清单据的清理、再加2个月完成未清库存的清理

5)第五步:新编码全面启用

全面启用新的物料编码。

一般建议周期共8个月,包含系统调整、系统切换、上线支持三个阶段。五个组工作计划如下:

存量系统物料代码切换项目难点的剖析和应对措施
图8.项目切换周期计划图

4.3切换相关建议

建议1:将物料编码优化工作作为一项持久而长期的工作

大规模物料编码清洗和切换活动后,企业能够加大审核和管理物料编码的力度,保持现有成果,不断细化和完善,定期组织清理冗余数据和不合规数据,确保物料编码的持续优化。

建议2:数据清洗结果的变化需有严格的项目管理机制作为保证

数据清洗结果对ERP系统的切换和调整影响非常大,数据清洗的结果变化频率,是项目能否成功实施的重要因素,需要兼顾项目的整体协调和组织,确保整体项目的稳步推进。

建议3:重视项目工具的设计、开发和培训,有效节省用户和顾问的工作量

不仅可以帮助用户处理未清业务,同时也可以帮助ERP系统在开发调整工作中,全面完整的搜索相关报表和增强,批量调整系统。

建议4:注重特殊业务的处理

在物料编码转换项目过程中,建议企业应特别注意特殊业务的处理,因为这些特殊业务会影响到物料条线上下游的业务开展,项目组会在本方案中重点对几类业务做详细的描述,如:公司间集成业务、销售业务、海关监管物料业务。结束语高质量的物料数据能够:1)支撑业务发展,提升企业资源配置和协同能力;2)提升运营效率,规避生产风险,逐步转变企业发展战略;3)降低生产成本,提升财务绩效,推动企业高效高速发展。在优化现有物料分类及数据标准的同时,对于已有数据进行清理,建立配套的管理流程、制度和组织架构,以期促进物料标准化工作长期、有效进行。

缩写中文对应表

模块简称中文名称英文名称
SD销售和分销Sales&Distribution
MM物料管理Material Management
FI财务会计Financial Accounting
CO管理会计Controlling
PP生产计划Production Planning
HR人力资源Human Resource
PM设备管理Plant Management
PS项目管理Project Management
AM资产管理Asset Management
QM质量管理Quality Management
IS工业解决方案Industry Solutions
PLM产品生命周期管理Product Lifecycle Management
WM仓库管理Warehouse Management
BW商务信息仓库Business Warehouse
CRM客户关系管理Customer Relationship Management
SEM战略企业管理软件Strategic Enterprise Management   Software
SRM供应商关系管理Supplier Relationship Management
SCM供应链管理Supply Chain Management
IM库存管理Investment Management
CPM管理绩效Corporate Performance Management
BO水晶报表Business Objects
MDM主数据管理NetWeaver Master Data Management
BI商业智能Business Intelligence
BASISsap系统管理的角色Basis
HANA大数据处理HANA
S/4HANA集成了HANA的SAP系统S/4HANA
ABAP高级企业应用编程Advanced Business Application   Programming

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